¿Tienes un emprendimiento y te gustaría mejorar la productividad con tu correo corporativo en  2020?

Si algo tenemos en mente al momento de comenzar un negocio es en la productividad del mismo, en la oportunidad de darlo a conocer y aumentar las ventas.

Existen cientos de herramientas que te permitirán lograr de forma eficiente tus objetivos utilizando el mínimo de los recursos. Y una de esas herramientas es el correo electrónico.

El correo electrónico o correo corporativo es el gran aliado en comunicaciones tanto dentro de la empresa, como con sus clientes y proveedores, es por esto que debemos aprender a sacarle el mayor provecho a esta útil herramienta.

A continuación, le daremos un vistazo a algunos consejos que bien implementados te ayudarán a aprovechar al máximo tu correo corporativo este año 2020.

7 Tips para mejorar la productividad con tu correo corporativo en 2020

1. Organiza el correo electrónico 

Mientras más organizado seas mejor podrás cumplir todos tus objetivos. En la bandeja de entrada se suelen acumular cientos de mensajes importantes que deben ser atendidos según su prioridad, en ocasiones, estos mensajes son difíciles de encontrar debido a la cantidad de emails recibidos.

Para mantener tu bandeja de entrada organizada te daremos algunos consejos que te facilitarán la tarea:

• Presta atención a las carpetas o pestañas de la bandeja de entrada. Redireccionar los emails a estas carpetas según su tema te ayudará a leerlos de forma organizada según sea tu prioridad.
• Utiliza etiquetas, estas son otros grandes gestores, ya que permiten crear filtros por direcciones de correo o palabras claves. De esta manera, todos los mensajes de un tema en concreto estarán todos juntos.
• La carpeta de spam es tan importante como la de entrada, descarta remitentes o temas que no sean de tu interés para que vayan directamente a esta carpeta.

2. Configura respuestas automáticas 

Las respuestas automáticas pueden ser un gran aliado para la respuesta oportuna de mensajes urgentes cuando estés fuera de la oficina por algún tiempo. 

Las mismas pueden evitar que algún cliente o proveedor se enfade si no recibe una pronta respuesta de tu parte.

Configurar una respuesta automática te ayudará a informar al remitente que su mensaje fue recibido y que pronto recibirá una respuesta del mismo, o pedirle que remita la información a otro departamento dentro de la organización.

3. Vacía tu bandeja de entrada cada cierto tiempo 

Cuando vemos la bandeja de entrada a punto de estallar, sentimos que no nos alcanzarán las horas para dar respuesta a todo en un solo día.

Dejar el inbox en cero puede llegar a ser una tarea bastante difícil, pero que perfectamente puedes lograr. Coloca una meta semanal donde dedicarás unas horas al día a eliminar, contestar o trasladar a otra carpeta los mensajes que no sean urgentes, esto te ayudará a reducir la cantidad de mensajes que tienes por leer.

4. Que tus correos sean cortos y precisos

Con los años, las comunicaciones han cambiado, ahora es importante desarrollar las ideas en textos precisos. 

Los correos electrónicos profesionales son más cortos. El cuerpo del mensaje deberá ser lo más concreto posible. 

Comienza con un saludo de cortesía y luego ve directo al tema. Si el texto debe ser largo, intenta que el mismo sea redactado en varios párrafos, esto facilitará la lectura para el receptor.

Si es necesario enviar archivos adjuntos intenta que el formato sea compatible con el receptor, toma en cuenta que ahora la mayoría de los archivos son descargados en dispositivos móviles. 

5. Saca partido de las herramientas que posee tu servidor de correo corporativo

Herramientas para gestionar tareas, tomar notas o llevar un calendario te ayudarán a mejorar la productividad con tu correo corporativo en 2020.

Estos elementos puedes insertarlos en cualquier correo electrónico y agendar citas, compartir un block de notas con tu grupo de trabajo más cercano, o guardar en la nube toda la información primordial sin miedo a perderla.

6. Cifra tus correos electrónicos 

En una organización los correos electrónicos tienden a estar cargados de información privada.  Si tu proveedor de correo corporativo te lo permite, una buena opción es colocar una “firma digital” como especie de contraseña para cifrar los correos de lado a lado, y que solo puedan acceder a estos quienes poseen la clave.

Esta es una herramienta de seguridad bastante fuerte, por lo que no debes dejarla a un lado.

7. Haz una copia de seguridad en la nube

Una copia de seguridad te puede ser bastante útil ante el error de borrar algún correo electrónico por error, también es una buena alternativa para mantener un respaldo que puedas restaurar cuando quieras.

Algunos proveedores de servicios de email poseen sus propias nubes, pero siempre podrás contratar otra de tu preferencia. 

Mejorar la productividad de tu correo corporativo dependerá de ti, pero algo debes tener claro: el uso de correo electrónico junto a las redes sociales y las estrategias de marketing te permitirán impulsar tu negocio este 2020.